25 июня 2024 г.

Что это за сервис?

Это, наверное, единственная в интернете статья про наш сервис и его назначение. Остальные - про то, с чем сталкиваются родители при ведении родительского комитета или наблюдая за его работой. Расскажем историю создания и ответим на типовые вопросы.

Этот сервис сделан родителями для родителей. Мы вели родительские комитеты в детских садах и школах, были в них соучастниками, были наблюдателями, сталкивались с разными проблемами и решали их, обсуждали со знакомыми и поняли, что большей частью они типовые и во многом связаны с деньгами. Мы считаем, что ведение финансового учёта должно быть простым и не отнимать массу нервов и времени. В итоге сделали сервис, который поможет предотвратить самые частые проблемы, которые встретятся вам при управлении финансами родкома.
Сервис предназначен,в первую очередь, для ведения учёта в родительских комитетах школ и садиков, но вполне может использоваться и для сбора на подарков имениннику или даже финансирования совместных закупок.

Но давайте начнём с того, что первым делом вы скажете:

Мы всё ведём в чате, зачем мне вы?

Только для того, чтобы решить вопросы, связанные с финансовым учётом комитета и очистить чаты от полотен ненужных сообщений. Родительские чаты прекрасно справляются с задачами общения родителей, обсуждения задач и событий, коммуникации с преподавателями и пр. Мы не претендуем на то, чтобы общение шло где-то ещё, мы решаем ТОЛЬКО вопросы работы с бюджетами. Вспомните, во что превращается чат, когда приходит время сбора средств - простыни сообщений “Сдала”/“Получила”, среди которых теряются важные вопросы, теряются сами сообщения о том, что кто-то сдал и т.д. Мы считаем, что чат лучше оставить для общения, а все вопросы по учёту средств вести в отдельном месте, куда все участники родкома могут в любой момент зайти и узнать, сколько собрано денег, куда они потрачены, сколько осталось, оценить общие траты на родком, например, чтобы составить бюджет на следующий учебный год (да, у нас можно скачать отчёт).

Мы решаем только одну проблему - прозрачность учёта денег родительского комитета. Но, поскольку деньги - очень важная часть жизни, то попутно получается решить и часть вопросов этического характера.
Например:

Кто не сдал?

Всегда в жизни родкома возникает момент, когда оказывается, что не все сдали и возникает вопрос - кто же не скинулся на важное событие. И тут все спрашивают “Кто же это?”, а администратор родительского комитета стесняется написать, что это мама Васи Петрова. А сама мама Васи Петрова не хочет уже на этой нервной почве говорить, что она не обязана сдавать деньги и вообще сейчас ей не до того, потому что Вася проверял, насколько прочная у него куртка и в итоге пришлось потратиться на новую.
Мы в описании сбора средств показываем, кто сдал средства и сколько их всего собрано, чтобы вы могли самостоятельно понимать, хватает ли того что есть на нужную покупку, кто уже поучаствовал, а кого ещё ждём. Равно как вы сами, зайдя в систему, увидите, где и сколько вы уже сдали, а где забыли или пропустили момент. Глава родкома не мучается вопросом “говорить ли”, все понимают достаточность средств и на кого в этот раз не надо рассчитывать.
К слову - чтобы защититься от “ложных взносов”, у нас работает система подтверждения перевода. То есть, родитель указывает, что перевёл такую-то сумму, но она не попадёт в бюджет до тех пор, пока администратор не подтвердил то, что эту сумму получил. Для упрощения процесса поиска родители могут приложить скриншот перевода, чтобы администратор смог идентифицировать его, если сразу их не обнаружил в груде однотипных транзакций.

А сколько осталось?

Второй по популярности вопрос. Обычно, правда, родители достаточно доверяют главе, но вопрос не праздный и вообще, всякое бывает. Поэтому все сборы и траты мы ведём открыто. В системе нет возможности списать деньги, не отразив это в отчёте. В любой момент, вне зависимости от доступности главы, вы видите все поступления и расходы и можете оценить их адекватность и реальность. Например, часто родители забывают, что в класс или группу нужно покупать расходные средства типа бумаги, дневников, рабочих тетрадей и пр, а потом возникают вопросы, мол, тут было вот столько денег, куда они делись?
Пусть все спят спокойно, глава не доказывает, что она не верблюд, а родители никого не подозревают в растратах.

Не надо заводить отдельный счёт

Довольно распространённый кейс - чтобы не смешивать свои и общие деньги, люди заводят отдельные счета. Это, конечно, оправданный подход, но он имеет пару неудобств - такой счёт сложно администрировать - надо переводить полученные от других деньги на него, либо указывать для перевода спец. реквизиты и уточнения. А вообще, люди часто переводят деньги в первый попавшийся банк, который предлагается при переводе и надо переводить снова деньги между своими счетами. И самое неприятное - когда покупку надо сделать вовремя, а денег собрали недостаточно - админ родкома покупает товар частично за свой счёт и тут отдельный аккаунт обычно больше мешает, чем помогает. Имея всегда доступную цифру баланса, вы прекрасно знаете, хватает ли вам средств или же глава решает проблемы за свой счёт и нужно дособрать нужную сумму, чтобы компенсировать перерасход.

Глава родкома: я устал, я мухожук

Бывают моменты, когда глава родительского комитета покидает его, чаще всего в связи со сменой школы. Это обычно самый суетной момент, когда нужно подбить все финансы, передать все закрывающие документы, научить формировать антикоррупционные заявления заместителя и т.д.. В нашем случае, всё что нужно - назначить администратора, перевести ему остаток бюджета и спокойно заниматься организацией перевода своего ребёнка.
К слову - администраторов комитета может быть несколько, но владелец всегда один и он не может быть изменён. Почему так: если вы пользуетесь полной версией бюджета, то именно владелец оплатил подписку и будет в корне неверно лишать его возможности управления оплаченной услугой. А на самом деле - ещё и незаконно. Поэтому владелец бюджета всегда имеет к нему доступ, пока не завершится оплаченный период.

Антикоррупционные заявления

Наверное, самая неочевидная вещь для начинающего главы родкома. Всё, что вы передаёте в школу сверх суммы в 3 тыс.р., должно фиксироваться и нужно явно указывать, что это отдано совершенно безвозмездно, без всякого корыстного умысла и так далее. Звучит забавно, но на деле это довольно муторная задача - каждый раз выписывать в документ список купленных товаров. Современного уровня развития цифровых услуг достаточно, чтобы автоматизировать такую работу и мы сами формируем антикоррупционное заявление по чеку, который вы можете зарегистрировать в системе. Вам останется только заполнить данные дарителя и получателя и перепроверить, всё ли верно указано в списке передаваемых ценностей.

Но мы уже собрали часть денег, что делать?

При создании бюджета вы можете указать имеющуюся на руках сумму как первичное значение бюджета. Это можно сделать только один раз - когда создаётся группа, и поменять уже не получится. Если вдруг вы забыли это сделать, - не беда, создайте сбор, зарегистрируйте туда взнос от себя и сумма появится на балансе. Не очень правильно с точки зрения учёта, но лучше так, чем постоянно держать в уме, что денег больше, чем написано в системе.
Ровно то же самое работает и в случае, если вы входите в систему с долгом перед главой - укажите, что баланс, например, -1000р, поделитесь ссылкой на группу и сразу откройте сбор, чтобы участники добрали то, что вы уже потратили из своего кармана.

Ну и про цену

Есть три варианта пользования нашим сервисом:

бесплатно. Вы можете попробовать возможности сервиса на группе 5 или менее человек. Например, организуйте поездку с друзьями или скиньтесь кому-то на подарок и посмотрите, как это работает. Если что-то пойдёт не так - напишите нам в поддержку, мы обязательно посмотрим, что можно улучшить и сделать удобнее
за 50р на месяц. Тут уже нет ограничений на количество людей. Зачем такое - например, если до конца учебного года осталось месяца 3-4 - какой смысл оплачивать год, проще заплатить за несколько месяцев. Или, например, вы организовали не родительский комитет, а сбор в поездку для относительно большой группы друзей
за 300р на год. Самый подходящий вариант для групп, ведущихся с начала года. В целом, мы рекомендуем сразу же создать в группе трату на эту сумму, чтобы распределить расходы на всех родителей. Получится аж по 10рублей в год за спокойствие и удобство в учёте при размере класса в 30 человек. Или включите её в сбор на плановые расходы, чтобы не заниматься мелочами

Давайте наведём порядок в бюджете?

Зарегистрируйтесь в «КлассФинанс» и начните вести бюджет бесплатно

родкомфинучётпроблемыцены